Le papier d'impression est à la fois coûteux et encombrant. Les entreprises qui ont besoin de réduire ces coûts et de gérer ses processus plus efficacement convertissent simplement les documents envoyés par courrier en télécopies ou en PDF par courrier électronique. Par conséquent, chaque document doit être examiné et classé dans un format commun qui est compréhensible par tous les intervenants de l’entreprise. Donc comment gérer une capture documentaire de manière intelligente ? C’est ce que nous allons voir dans cet article :
Quels sont les avantages de la capture des documents ?
L'utilisation de la capture documentaire présente les avantages suivants pour les entreprises : • Espace moins encombré et coûts réduits : Les documents numérisés n'ont pas besoin d'un stockage physique. Grâce à l'automatisation, le logiciel de capture de documents aide les entreprises à réduire leurs coûts d'exploitation. • Amélioration de l'efficacité et de la productivité : La capture de documents permet une récupération rapide et un partage facile des documents électroniques. • Sécurité et conformité améliorées : La capture numérique garantit qu'aucun document ne sera perdu. En outre, leur accès est basé sur des autorisations, ce qui permet de protéger les documents sensibles contre la modification ou la suppression non autorisées. Après la numérisation, toutes les modifications apportées à un document sont suivies : qui l'a ouvert, modifié, imprimé ou partagé, ce qui contribue à soutenir la conformité réglementaire.
En quoi est-il différent de la numérisation de documents ?
Sans système de gestion de documents, la capture de documents est le processus d'ouverture du courrier, d'acheminement du document vers la personne appropriée de votre organisation, puis de dépôt par cette personne du document. Avec la gestion de documents, la capture de documents papier est le processus de numérisation de ces documents via un scanner de bureautique. Il devient alors un document numérique. Lorsqu'elles sont effectuées correctement, ces copies numériques peuvent être utilisées comme copie originale légale.
En guise de conclusion
Les progrès des technologies de capture de données et de reconnaissance de documents poussent de plus en plus d'organisations à les intégrer dans leurs solutions de gestion de contenu. L'intégration de ces automatisations dans vos processus métier réduira le temps, les coûts et les risques d'erreurs associés à une intervention manuelle dans les flux de travail centrés sur les documents, ce qui aura finalement un impact positif sur votre prestation de services. Cependant, en raison de la diversité des plateformes, des documents et des profils d'utilisateurs, les technologies intelligentes de capture de documents et de données peuvent être difficiles à mettre en œuvre et à personnaliser. La consultation du bon partenaire vous assurera d'équilibrer vos besoins de capture de données avec votre infrastructure informatique existante pour vous offrir les fonctionnalités dont vous avez besoin pour maximiser les résultats commerciaux.
